01 · Demandes clients
Vos demandes arrivent partout. Qui les suit ?
- Le point de départ
- Un email ou formulaire reçoit une demande ; un appel est saisi dans la même file.
- Ce que le circuit prépare
- Le circuit prépare une fiche, signale les informations absentes et affecte le suivi.
- Ce que vous gardez en main
- Vous vérifiez le besoin, les rapprochements incertains et la réponse.
- Ce que nous mesurons
- Délai de prise en charge · demandes sans responsable.
Centraliser les demandes clients ↗02 · Devis
Vos devis se préparent après la journée de travail.
- Le point de départ
- Une demande contient les informations nécessaires au chiffrage.
- Ce que le circuit prépare
- Le circuit rassemble les données et prépare un brouillon selon vos règles.
- Ce que vous gardez en main
- Vous fixez les prix et validez le devis avant son envoi.
- Ce que nous mesurons
- Temps de préparation · corrections · délai d’envoi.
Découvrir les usages administratifs ↗03 · Suivi commercial
Un devis envoyé reste sans prochaine action.
- Le point de départ
- Un devis est envoyé et une échéance de suivi est convenue.
- Ce que le circuit prépare
- Le circuit suit les réponses et prépare le rappel au bon moment.
- Ce que vous gardez en main
- Vous choisissez les délais et validez les messages selon le cadre convenu.
- Ce que nous mesurons
- Devis suivis · rappels inutiles · réponses reçues.
Borner votre premier circuit ↗04 · Coordination
Vous cherchez qui confirme ou reprend une mission.
- Le point de départ
- Une intervention est prévue ou un intervenant signale son indisponibilité.
- Ce que le circuit prépare
- Le circuit suit la confirmation, signale une absence et propose le secours prévu.
- Ce que vous gardez en main
- Vous décidez de l’affectation et validez le remplacement.
- Ce que nous mesurons
- Confirmations manquantes · délai de remplacement.
Organiser les missions de nettoyage ↗05 · Documents
Un dossier reste bloqué pour une pièce manquante.
- Le point de départ
- Une checklist de pièces est ouverte pour un dossier.
- Ce que le circuit prépare
- Le circuit suit les pièces reçues et prépare les demandes encore nécessaires.
- Ce que vous gardez en main
- Vous vérifiez la validité des documents et les corrections à demander.
- Ce que nous mesurons
- Dossiers incomplets · délai de complétude · rappels erronés.
Suivre les documents manquants ↗06 · Factures
Vous retrouvez trop tard les factures à suivre.
- Le point de départ
- Une facture atteint une échéance de paiement convenue.
- Ce que le circuit prépare
- Le circuit prépare la liste à vérifier et le message selon le statut du dossier.
- Ce que vous gardez en main
- Vous contrôlez paiement, litige et destinataire avant la relance.
- Ce que nous mesurons
- Factures sans action · temps de suivi · relances à tort.
Comprendre le suivi administratif ↗07 · Rendez-vous
Les rappels et changements occupent votre équipe.
- Le point de départ
- Un rendez-vous est confirmé, déplacé ou annulé.
- Ce que le circuit prépare
- Le circuit prépare les rappels et actualise le suivi quand le statut change.
- Ce que vous gardez en main
- Vous gérez les situations particulières et les règles de contact.
- Ce que nous mesurons
- Rappels envoyés à tort · temps de coordination.
Choisir un périmètre vérifiable ↗08 · Échéances
Vos renouvellements dépendent de votre mémoire.
- Le point de départ
- Une échéance contractuelle ou d’abonnement approche.
- Ce que le circuit prépare
- Le circuit prépare la liste et exclut les renouvellements déjà enregistrés.
- Ce que vous gardez en main
- Vous vérifiez les conditions et validez le message.
- Ce que nous mesurons
- Échéances suivies · erreurs de statut · temps de préparation.
Identifier une tâche récurrente ↗Le bon point de départ tient en une phrase.
« Quand cette demande arrive, nous préparons ce document, cette personne le valide, puis le suivi s’arrête à cet événement. » Si cette phrase reste floue, clarifions les règles avant d’ajouter un outil.
- Examinez un dossier récent et les blocages rencontrés.
- Vérifiez les fonctions de vos logiciels avant une nouvelle connexion.
- Bornez le circuit, les validations et les conditions d’arrêt.
- Testez les exceptions et comparez le travail avant et après.
Une décision commerciale, une affectation sensible ou un document à valider reste sous votre contrôle. Le premier diagnostic sert à identifier ce qui mérite une étude ; il ne garantit ni faisabilité ni gain.
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